Якщо взяти до уваги наявні статистичні дані на ресурсі HORIZON DASHBOARD, то середній розмір  однієї української організації виконавця проєктів Горизонт 2020 складає біля 140 тис. євро, а виконавця проєктів Горизонт Європа – 290 тис. євро. Однак ці середні цифри не дають достатньої картини, оскільки насправді є великі різниці у розмірах фінансування від 10 тис. євро до 1 млн.євро і більше. Все залежить від ролі організації у проєкті та об’ємі виконуваної роботи, а також звичайно від загального бюджету і тривалості проєкту.

Детально складові частини бюджету проєкту представлено у презентації Івана Кульчицького.  Спочатку обраховують необхідні прямі витрати виконавця, а саме витрати на оплату праці, необхідні матеріали, відрядження, проведення заходів та інші витрати, які потрібні для виконання проєкту. А далі в розмірі 25% обраховуються непрямі витрати виконавця, які не потрібно деталізувати у бюджеті та при звітності. Повний бюджет витрат виконавця  проєкту складається із суми прямих та непрямих витрат. А далі уже обраховується процент оплати цього бюджету зі сторони Європейської Комісії: 100% чи 70% в залежності від виду проєкту та типу організації виконавця проєкту (Див. відповідь на 6 питання 1-го розділу).

В Горизонт Європа діє правило, що розмір оплати праці в проєктах цієї програми не повинен суттєво відрізнятись від звичної практики оплати праці в конкретній організації при виконанні подібних робіт.  Більш детально ці вимоги вказуються в грантовій угоді.  Тому ми рекомендуємо українським ЗВО та НДІ в межах власної самостійності розробити Положення про оплату праці, яке б враховувало можливості реальної ринкової оплати праці для своїх працівників  у випадках залучення зовнішнього фінансування незалежно від джерела цього фінансування.  Європейська Комісія веде моніторинг розміру оплати праці. Дані можна знайти у в окремому листі HORIZON DASHBOARD . Ці дані будуть враховуватись при оцінці запитів на фінансування за схемою Lump Sum, яка передбачає спрощення звітності, а контроль в основному здійснюється на основі оцінки повного виконання поставлених задач. Проведений аналіз показує, що медіанне значення середнього розміру одного людино-місяця українських організацій у проєктах Горизонт 2020 та Горизонт Європа складає 2000 євро. Слід врахувати, що це не є розмір посадового окладу, в сума оплати, яка враховує всі нарахування на оплату праці.

Грант програми Горизонт Європа  виплачується координатору кількома частинами: попереднє фінансування, проміжний(і) платіж(и) та остаточний платіж. Координатор відповідає за адміністрування гранту та його розподіл між бенефіціарами (партнерами). Розмір попереднього та проміжних траншів може досягати 90% процентів загального бюджету проєкту. Проміжні транши виплачуються після прийняття звіту за визначений етап проєкту у грантовій угоді. Фінальний платіж (10%)  здійснюється після завершення проєкту та прийняття всіх звітних матеріалів. Слів врахувати, що від 5% до 8%  суми гранту перераховується у резервний фонд проєкту (Mutual Insurance Mechanism), який використовується у випадках різних непередбачуваних ситуацій у проєкті за згодою консорціуму та офіцерів ЄК, які здійснюють нагляд за реалізацією проєкту.

Аудит  є обов’язковими в Horizon Europe для організацій, які отримують понад 430 000 євро гранту від ЄС в рамках одного проєкту. Аудитор має надати  організації Сертифікат про фінансовий звіт (CFS Certificate on the Financial Statement), який вимагається ЄК. Аудит  проводиться зовнішнім незалежним аудитором відповідно до міжнародних стандартів аудиту
За запитом ЄК, навіть якщо організація отримала грант менше  від 430 000 євро, аудит може бути проведений у будь-який момент протягом 5 років після завершення проекту. Тому важливо зберегти документацію після завершення проекту.

PIC (partner’s identification code) є кодом, який має організація у базі ЄК на порталі фінансування та тендерів. Практично всі українські університети та дослідні інститути уже валідували цей код  у рамках процедур програми Горизонт 2020. а організаціям, які не мають цього коду треба реєструватись на порталі фінансування та тендерів. Подавати проєктну  заявку на конкурс можна і тоді, коли цей код має статус «DECLARED», але для отримання фінансування потрібно отримати статус «VALIDATED». При введенні даних організацій партнерів  у процесі формування адміністративної частини заявки координатор проєкту вводити тільки PIC  коди партнерів і адміністративна частина заявки формується на основі даних, які є в порталі фінансування і тендерів.

Для того, щоб звернути на себе увагу, то організації використовують різні канали комунікації (веб-сайти, соціальні мережі, виступи на конференціях, участь у брокерських зустрічах і т.п.). І  на цих ресурсах (чи заходах) поєднується надання загальної інформації про організацію та її потенціал та конкретні пропозиції щодо вирішення тих чи інших проблем. На порталі фінансування та тендерів на сторінці опису конкурсу за конкретним топіком у полі Partner Search  можна розмістити  опис організації, який може містити на більше 500 символів разом із пробілами.
В описі організації при поданні заявки треба ще вказати основних дослідників, які будуть брати участь у даному проєкті, надати інформацію про релевантні до даного топіка публікації, сервіси та продукти (до 5-и), а також надати перелік до 5-и попередніх проєктів, які за своїм змістом дотичні до діяльності, яка очікується від організації у проєкті, який подається на конкурс.

З формального боку – визначитись із конкретним топіком за яким буде готуватись заявка та уточнити PIC  код своєї організації.  Із змістовного боку – мати розуміння концепту проєкту, який бажано анотовано описати на 1-2 сторінках тексту, де вказати основні види діяльності, якого типу потрібні партнери, які очікувані результати, а також визначитись із своєю роллю – чи готові Ви бути координатором проєкту або лідером окремих робочих пакетів.

Заявку подає координатор проєкту через опцію «Start submission» на сторінці опису  конкурсу за конкретним топіком. Щоб ця опція була активна конкурс має мати статус «OPEN». Координатор вводить PIC  коди всіх інших партнерів консорціуму, які отримують повідомлення на свої контактні електронні адреси про початок підготовки проєктної заявки. Надалі партнери повинні уточнити свої дані в адміністративній формі, це може зробити координатор за всіх партнерів, які надсилають свої уточненні дані координатору, або в онлайн режимі   кожний партнер може редагувати тільки дані про свою організацію. Змістовна частина «B» готується на основі аплікаційної форми і завантажується координатором  на порталі фінансування і тенденрів.  Координатор повинен встигнути завершити подання заявки до встановленого кінцевого терміну, який вказується в описі конкурсу.

У проєктних партнерствах дуже важливим є налагодження довіри між партнерами, які мають потрібну експертизу для виконання проєктів. Тому звичайно у першу чергу до спільних проєктів запрошують тих кого знають особисто на основі попереднього досвіду спільних проєктів, або іншого виду діяльності чи зустрічей. Тому ми і рекомендуємо проявляти активність та брати участь у різних брокерських зустрічах чи інших заходах подібного типу.

Пошук партнерів доцільно розпочати із перегляду профілів, які розміщені у розділі «Partner Search» в описі конкурсу за конкретним топіком. Корисно також використовувати інструменти брокерських зустрічей, а більш грунтовний пошук можна проводити шляхом аналізу складу партнерів у проєктах, які виконувались раніше за схожими тематиками. Такі проєкти можна знайти або на порталі CORDIS  або на сторінках описів топіків, конкурси за якими уже закриті і проведено оцінку заявок.

Координатор проєкту від імені консорціуму забезпечує комунікацію із офіцерами ЄК на протязі всього життєвого циклу проєкту. Координатор подає  проєктну заявку через портал фінансування і тендерів. Він отримує фінансування від ЄК і потім відповідно до бюджету проєкту перераховує відповідні частини коштів на рахунки організацій партнерів. Координатор слідкує за дотриманням графіку виконання проєкту та забезпечення належної якості запланованих результатів.   Такими чином бачимо, що координатор повинен мати спроможність виконати ряд важливих управлінських рішень і дуже часто координацію проєктів беруть на себе спеціалізовані організації консалтингового характеру, які також забезпечують і фінальне «шліфування» тексту проєктної заявки.

Зазвичай досвідчені організації самі ініціюють підготовку і подання проєктів, або роблять це у співпраці із вузьким колом відомих організацій, які уже пізніше можуть запрошувати додаткових партнерів для забезпечення реалізації всіх очікуваних у даному конкурсів завдань.

Українська організація може сама виступити у ролі координатора, якщо має відповідні компетенції. Але частіше наші організації шукають координаторів серед відомих європейських організацій.  Пошук координатора  відбувається за тією самою схемою, що і пошук партнерів (див.попереднє питання 5), але треба розуміти, що для того, щоб зацікавити координатора вашою ідеєю, необхідно її досить глибоко опрацювати і вміти представити так, щоб координатор міг позитивно оцінити шанси на успіх у вибраному конкурсі.

Підготовка проєктної заявки проходить декілька ітераційних етапів. Спочатку формується короткий концепт, який містить базові пропозиції щодо змісту робіт відповідно до оголошеного конкурсу. На цьому етапі доцільно звернутись до одного із національних контактних пунктів (НКП) програми Горизонт Європа на предмет підтвердження того, що базові ідеї проєктної пропозиції відповідають умовам конкурсу. Також НКП може надати поради щодо складу партнерів та фінансових аспектів заявки. Послуги НКП є безкоштовними.

На наступних етапах заявка деталізується та консорціум формує фінальний варіант. За підготовку фінального варіанту відповідає координатор проєкту, який уже спільно з ключовими партнерами проєкту (зазвичай це лідери робочих пакетів) вирішує чи доцільно запросити зовнішню консалтингову допомогу.

Ринок консалтингових послуг з підготовки проєктних заявок в Україні знаходиться на початковому етапі свого становлення. В Україні можна знайти ряд рекламних пропозицій, але слід врахувати, що програма Горизонт Європа це досить специфічна програма, тому доцільно переконатись чи дійсно консультант має практичний досвід з підготовки успішних проєктних заявок на конкурси цієї програми.

Рівень конкуренції дійсно є досить високим. За підсумками виконання програми Горизонт 2020 середній процент успіху (success rate) складає 12%, причому у розвинених країнах ЄС цей процент успіху становить біля 16%, а українські організації мали біля 9%. За попередніми підсумками першого року програми Горизонт Європа загальний процент успіху становить біля 15%. Тобто в середньому успішним є одна заявка з 6-7 поданих на конкурс. Слід також взяти до уваги, що рівень конкуренції в конкретному топіку залежить від кількості поданих заявок саме на конкурс за даним топіком. Тому є випадки, коли не фінансуються проєкти, які отримали 14 чи 14,5 балів з максимально можливих 15 балів, а в інших топіках можуть отримати фінансування проєкти, які отримали 12 балів. Нагадаємо, що для більшості конкурсів прохідним балом є 10 балів.

Кожна проєктна заявка є інтелектуальною власністю того консорціуму, який її готував на конкурс. Всі члени консорціуму мають доступ до тексту проєктної заявки, але відсутня практика публічного поширення таких проєктних заявок. Разом з тим, якщо Ви хочете більше знати, як виглядають успішні проєкти, то доцільно детальніше аналізувати сайти таких проєктів, де можна знайти склад консорціуму, описи робочих пакетів та звітні матеріали, які доступні для публічного поширення.

План ґендерної рівності (GEP – Gender Equality Plans)  мають мати державні органи та органи місцевого самоврядування, дослідницькі організації і заклади вищої освіти, включаючи приватні дослідницькі організації та ЗВО. Наявність цього плану є обов’язковою умовою для цих оргаізацій при поданні заявок на конкурси програми Горизонт Європа. Організація підтверджує наявність такого плану у своєму розділі адміністративної частини проєктної заявки. Більш детально про це можна прочитати у  відповідному Посібнику від ЄК.

МСП можуть самостійного подавати заявки у конкурсах EIC Accelerator, а також входити партнерами у колабораційні проєкти у різних конкурсах інших складових частин Горизонт Європа. Саме через участь МСП очікується досягти реальних змін в інноваційному ландшафті Європи. Ще одним важливим вікном можливостей для МСП є відкриті конкурси каскадного фінансування, коли в рамках великих проєктів надаються субгранти для МСП.
Якщо говорити про стартапи, то їм доцільно звернути увагу також на інструменти Європейського Інституту Інновацій та Технологій.

Українські міста та громади можуть отримати доступ  до передових інноваційних рішень шляхом адаптації досвіду передових міст Європи, а також виступити площадками пілотних практичних реалізацій інноваційних рішень, які надають консорціуми проєктів Горизонт Європа. Міста та громади можуть входити у склад консорціумів через свої структури, які є юридичними особами, наприклад, місцеві підпорядковані організації чи управління, комунальні підприємства та інші організації. Ще одним варіантом залучення місцевих громад  є участь у проєктах місцевих громадських організацій. Питання охорони здоров’я, енергетики, змін клімату, транспорту, розвитку місцевих інноваційних екосистем, електронна демократія, інструменти реагування на технологічні та природні катастрофи та інші складають широкий спектр тематик, в яких можуть бути зацікавлені українські міста та громади.
У 2023 році буде один цільовий конкурс «HORIZON-MISS-2023-CIT-02-01: Associating Ukrainian cities to the Climate-neutral and smart cities Mission», який орієнтований на долучення українських міст до мережі кліматично нейтральних міст.